¿COMO GESTIONAR UNA ORDEN DE COMPRA?

Antes de empezar a hablar sobre como gestionar una orden de compra debemos hablar sobre que es una orden de compra

Una orden de compra (OC) es un documento comercial emitido por una entidad compradora a un proveedor para solicitar la adquisición de bienes o servicios. Esta orden de compra establece los términos y condiciones específicos de la transacción, como la cantidad de productos o servicios, el precio, las fechas de entrega, las condiciones de pago y otros detalles relevantes.

La orden de compra sirve como un contrato vinculante entre el comprador y el proveedor, detallando los acuerdos específicos que ambas partes han aceptado. Algunos de los elementos clave que generalmente se incluyen en una orden de compra son:

1. Información del Comprador y del Proveedor

2. Detalles del Producto o Servicio
3. Cantidad y Unidades
4. Precio Unitario y Total
5. Condiciones de Pago
6. Fecha de Entrega o Plazo de Ejecución
7. Condiciones de Envío
8. Condiciones y Términos Adicionales

¿COMO GESTIONAR UNA ORDEN DE COMPRA?

1. 1. Creación de la Orden de Compra (OC):

   • Identificación de Necesidades: Determina claramente qué bienes o servicios son necesarios y en qué cantidad.
   • Revisión de Proveedores: Evalúa proveedores potenciales en términos de calidad, precio, plazos de entrega y otros criterios relevantes.
   • Generación de la OC: Crea la orden de compra con información detallada, incluyendo la descripción de los productos o servicios, cantidad, precio, condiciones de pago y entrega, entre otros.

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3. 2. Revisión y Aprobación:

   • Revisión Interna: Asegúrate de que la orden de compra sea revisada por las partes relevantes en tu organización para garantizar precisión y conformidad con políticas internas.
   • Aprobación: Obtén las aprobaciones necesarias antes de enviar la orden de compra al proveedor.
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4. 3. Comunicación con el Proveedor:

5. Envío de la OC: Transmite la orden de compra al proveedor, ya sea por correo electrónico, fax o a través de un sistema electrónico de gestión de pedidos.

6. Confirmación de Recepción: Confirma con el proveedor que ha recibido la orden y comprende todos los términos y condiciones.

1. 4. Seguimiento de Entrega:

   • Establecimiento de Plazos: Define plazos claros para la entrega y comunica cualquier requisito especial.
   • Seguimiento Regular: Realiza un seguimiento regular con el proveedor para asegurarte de que la entrega esté en camino y en tiempo.

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3. 5. Recepción y Verificación:

   • Recepción de Bienes/Servicios: Recibe los bienes o servicios según lo acordado en la orden de compra.
   • Inspección de Calidad: Verifica la calidad de los productos o servicios recibidos. Si hay problemas, comunica con el proveedor de inmediato.

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5. 6. Facturación y Pago:

   • Recepción de Factura: Asegúrate de recibir la factura correspondiente a la orden de compra.
   • Verificación y Aprobación de Pago: Verifica que la factura coincida con la orden de compra y aprueba el pago según los términos acordados.

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7. 7. Archivo y Auditoría:

   • Archivo de Documentación: Archiva todos los documentos relacionados con la orden de compra, incluyendo la orden, la factura y la correspondencia.
   • Auditoría: Periodicamente revisa el proceso de gestión de órdenes de compra para identificar oportunidades de mejora.

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9. 8. Gestión de Problemas:

   • Resolución de Problemas: Aborda cualquier problema que surja durante el proceso de gestión de la orden de compra de manera oportuna y efectiva.

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11. 9. Feedback y Mejora Continua:

• Feedback del Proveedor: Recopila feedback del proveedor sobre el proceso de compra para identificar áreas de mejora.
• Mejora Continua: Analiza el proceso de gestión de órdenes de compra regularmente y realiza ajustes según sea necesario.

Página Web

https://meniaviparra.wixsite.com/ordendecompra

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